Электронная документация

surgeon писал

По нашему профилю конкурентов на планете штук 5 наберется, не более.
Поэтому "воспитывать" будут там где как писал классик "Генералы рыдают как дети". Это и успокаивает.

Основная угроза всегда исходит от инсайдеров. Ломанет товарищ техархив, заберет кучу документов и перейдет с этим багажом в конкурирующую контору.

Когда разговор идет о корпоративных решениях в рамках которых используются PDM или PLM системы, оторванные зачастую от внешнего Инета разговор о взломе может вестись только с точки зрения месного вредительства.
Ну залез местный хакер в технический архив предприятия и че. Ублажил свою ненасытную волю к доказательству своей "силы".
В масштабах предприятия я полагаю такие действия вычисляются относительно быстро. А если найдут того кто это сделал МАЛО не покажется
Поэтому такой "ерундой" врятли кто будет заниматься на таком уровне. Внутри предприятия свой авторитет спеца доказывается иначе.

Интересный ресурс для документооборотчиков. Но с ЭЦП сложностей будет много. 128-битный ключ относительно легко взламывается, 256-битный ФСБшники запрещают к применению. Ну, года два назад точно запрещали. Вот и нет доверия к ЭЦП.

Интересные материалы об электронной цифровой подписи
http://www.directum-journal.ru/list.aspx?Search=rubrics::1700828

Я уже нераз писал о том, что наше предприятие более 10 лет назад перешло на хранение подлинников технических документов в электронном виде. Поэтому переход на систему PLM Windchill для нас очевиден и логичен. 10 лет мы сопровождали каждый документ удостоверяющим листом (УД) в котором собирались все "живые" подписи. Извещения были на бумаге. Заказчик к этому привык и сжился. Теперь настал очередной этап - переход на электронное согласование. Извещение тоже в электронном виде. К сожалению лица, ответственные за внедрение системы вовремя не осуществили мероприятия по заключению договора на использование корпаративной сети и системы Windchill между предприятием и заказчиком, в основу которого должен быть положен Федеральный закон. Кстате на него было уже изменение. Этот договор должен был быть сопровожден нормативным документов регламентирующим использование электронной подписи в пределах действия корпоративной сети. Сегодня мы пожинаем плоды этих ошибок.
Однако несмотря на это заказчик, по большому счету, не выпендривается и согласен производить электронное согласование на условиях:
- разрабтки регламента использования ЭЦП
- создания условий по визуализации документов в электронном виде
- предоставления по первому требованию дополнительных документов требуемых заказчиком для принятия решения.
- проведения учебы.
Проект распоряжения, приведенный мной выще проходит сейчас согласование с заказчиком.

Где-то я уже публиковал эссе об ЭЦП, но не нашел его. Привожу еще раз.

Ну что ту скажешь ......, разве что это

Один заказчик всегда прав, два никогда не договорятся между собой - Кто же прав и ищут третьего. Три - всегда пьют

1. Заказчик всегда прав.
2. Если заказчик не прав, см. п. 1.
3. Кто девушку ужинает, тот ее и завтракает и т.д.

Подскажите, какими нормативными или юридическими документами установлено, что подпись в виде росчерка пера т.е "закорючка" и только она признается за юридически полноценную.
Вопрос вызван тем, что представитель заказчика упрямится и нехочет признавать электронную подпись юридически равнозначной подписи в виде росчерка пера.

Проект распоряжения

В связи с переходом к эксплуатации электронной системы документооборота PLM Windchill и использования для согласования и утверждения технической документации и соответствующих извещений на изменение, оформляемых в соответствии с требованиями ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД электронной цифровой подписи (ЭЦП)
ПРЕДЛАГАЮ:
1 Всем подразделениям, осуществляющим разработку документации соблюдать ниже следующие правила.
1.1 В основной надписи соответствующих документов в графах, которые должны содержать фамилии лиц ответственных:
- за разработку, проверку и утверждение, должны быть указаны фамилии тех лиц, которые назначаются для выполнения соответствующих функций в PLM Windchill;
- за проверку, на соответствие технологическим и нормативным требованиям, когда фамилия согласующего заранее неизвестна, допускается указывать ссылки на обозначения структурных подразделений (секторов, групп и т.п.), ответственных за эти функции.

Например
В графе Т (технологический контроль) – отд. 50
В графе НК (нормоконтроль) – гр. 581

1.2 На титульном листе документа расположение фамилий согласующих лиц должно соответствовать требованиям ГОСТ соответствующих систем ЕСКД, ЕСПД и ЕСТД. Ссылка на удостоверяющий лист (УД) в общем случае должна отсутствовать.
1.3 Для каждого документа, полное согласование которого не может быть осуществлено в PLM Windchill (например - при согласовании на предприятии-заказчике), должен быть оформлен на бумажном носителе удостоверяющий лист (УД). В этом случае согласование в УД производится в период электронного согласования в PLM Windchill. УД должен содержать (дублировать) необходимый перечень фамилий и подписей, достаточный для подтверждения юридической достоверности согласуемого документа. Ссылка на УД приводится в спецификации на изделие.
1.4 При корректировке ранее разработанной документации, УД аннулированию не подлежит и на новые версии документов, согласуемые средствами PLM Windchill не оформляется.
1.5 Не соответствие фамилии, указанной в основной надписи согласуемого документа и ЭЦП, допускается только в случае отсутствия соответствующего лица на работе по уважительной причине (по болезни, по производственной необходимости и т.п.) на момент подписания ЭЦП. Ответственность за несоответствие указанных фамилий возлагается на руководителей тех подразделений, сотрудники которых участвовали в согласовании соответствующих документов и лиц, утверждающих эти документы в форме ЭЦП.
1.6 При необходимости отсутствия на рабочем месте, в определенный период времени, сотрудник имеет право переназначить, выполняемую им роль согласующего, другому лицу, используя ресурс PLM Windchill "Управление календарем". При этом документы, направленные на согласование лицу, указанному в маршруте, со следующего дня, будут автоматически переадресованы другому лицу.
При отсутствии на работе лица, обозначенного в маршруте согласования, начальник соответствующего структурного подразделения имеет право переназначения задания на согласование себе или другому подчиненному ему лицу. Переназначение осуществляется администратором PLM Windchill по особому указанию со стороны начальника соответствующего структурного подразделения.
1.7 В основной надписи документа, в графах согласования
(Р, П, Т, и т.д.) фиксируется одна и та же дата, соответствующая дате запуска документа на согласование в PLM Windchill. Год указывать четырьмя цифрами.
1.8 Не соответствие указанных фамилий и дат в основной надписи, и в ЭЦП (за исключением фактических ошибок), не является причиной для перенаправления документа на повторное согласование в PLM Windchill.
2 Поручить центральному техническому архиву, при необходимости (например - по требованию заказчика), по особому указанию, осуществлять печать информационно-сопроводительного листа, содержащего необходимый перечень атрибутов (включая фамилии подписывающих лиц и даты подписания), определяющий уровень согласования соответствующего документа и подтверждающий его юридическую достоверность. Информационно-сопроводительный лист должен сопровождать передаваемый документ.
Информационно-сопроводительный лист не является самостоятельным документом, и не входить в перечень разрабатываемой документации.
3 разработать форму бланка информационно-сопроводительного листа и вид внешнего представления результатов согласования с использованием ЭЦП.

surgeon, ценю Ваш юмор. Грешно смеяться на участниками диспута.
Будет лучше, если и другие активные участники форума (если конечно есть что сказать) примут участие в диалоге. Истина ведь не только в вине, но и в споре рождается.

sceptic писал(а):

Проблема в том, что печать документов осуществляется не средствами системы документооборота, средствами того графического или текстового редактора в котром эти документы разрабатывались (в нашем случае - 5 программных средств). Я пока слабо себе представляю каким образом из системы документооборота сведения о фамилиях подписантов будут передаваться в эти редакторы.
В принципе наверно, и насколько я знаю так кое кто делает, одновременно с исходным форматом данных в архив закладывать и формат данных *.pdf того же документа. Это позволяет, с определенной степенью вероятности, свести процесс размножения документов к одной единственной программе - Acrobat Reader.
Но вопрос передачи данных остается.
Обращаю внимание на такой немаловажный факт - в соответствии с требованиями к оформлению текстовых программных документов, а также документов, поставляемых за границу, на поле этих документов фамилии лиц разработавших, согласовавших и утвердивших невыносятся. И это не мешает пользоваться этими документами находить их авторов. Отсюда можно сделать вывод - неслишком ли мы придаем большое значение фамилии расположенной в основной надписи документа по ЕСКД.

Вы еще тут поругайтесь, горячие финские парни

sceptic? что Вы имеете в виду???
Как один из вариантов я предлагаю на поле документа использовать штириховое кодирование...
Я стараюсь не опускаться до чернильного штампа с надписью "Официальная копия"...

"Не опускаться" - это сильно сказано. Архив (не электронный) это люди, которые несут ответственность за учет документов (в том числе и электронных, например на CD). Штамп архива это обозначение ответственности. В каком он виде, чернильный или штрих-код, не суть важно.
Электронный же архив это информационная система, которая позволяет отслеживать жизненный цикл документов. При окончании согласований и утверждении документа на распечатываемых бумажных копиях автоматически проставляются необходимые реквизиты в том числе и сведения о подписях. Их не надо зашифровывать штрих-кодом, они должны быть напечатаны прямым текстом.
Вот что я имел в виду.

sceptic? что Вы имеете в виду???
Как один из вариантов я предлагаю на поле документа использовать штириховое кодирование, которое при считывании сканером позволяет идентифицировать документ. Возможно Вы и имели в виду это под понятием "электронный штам".
Я слышал что нечто подобное где-то уже используется.
Я стараюсь не опускаться до чернильного штампа с надписью "Официальная копия". Т.к. он несет только информацию о том, что эта копия распечатана именно в архиве, а не где-то кем-то. Но вовсе не раскрывает того, что этот документ согласован тем-то и тем-то.
Остается разобраться с технической стороной дела, как преобразовать данные об ЭЦП в код и какими средствами нанести штрихкод на конкретный документ.

Цитата из ГОСТ 2.051-2006:
"4.4 Все реквизиты ДЭ, значением которых является подпись, выполняют в виде ЭЦП по ГОСТ 34.310. Внешнее представление реквизитов, значением которых является ЭЦП, для различных видов конструкторских документов устанавливает разработчик"
и примечание из этого же ГОСТа:
"Допускается при выпуске ДЭ выполнять реквизитную часть ДЭ в форме информационно-удостоверяющего сопроводительного листа".
Так что если реквизитная часть выполняется по-прежнему в виде удостоверяющего листа, то вроде все ясно. Если же в виде какого-то электронного блока данных, то еще и на "поле документа" писать ничего не надо. Если же нужно выпустить бумажную копию, то достаточно иметь удостоверяющий штамп архива (в том числе, может быть, и электронного).

До недавнего времени (пока не внедрили PDM Wincdhill) на поле технических документов мы указывали ссылку на документ, содержащий физические подписи типа
"Утвержден УЖАС.123456.789-УД".
Теперь, с вводом ЭЦП, на поле документов поидее нужно писать "Утвержден ЭЦП" т.к. документ, неимеющий ссылки на способ согласования соответствует несогласованному документу.
Я прав или неправ?? Какие мнения.

Просмотрел очень бегло, но понял - это то, что нужно. Большое спасибо за наводку. Если наши интересы пересекаются, надеюсь на дальнейшие контакты.

sceptic, вот интересный адресок на заданную тему
http://www.sapr2k.ru/index.php?showtopic=14174

Спасибо, Vadim, за очень подробный ответ. Я также сделал вывод, что закон об ЭЦП это продолжение старой болезни гигантомании, в результате закон об ЭЦП и все, что с ним связано, оказывается не жизнеспособным.
В ответе DGroot'а я нашел подтверждение тому, что мы на правильном пути. В своей ИС мы заложили аналогичный механизм согласований и утверждений документов. В конце концов, и в законе об ЭЦП говорится, что в корпоративных ИС может быть применен собственный механизм ЭЦП (не гарантирую дословность, лень уточнять). Большое спасибо за ссылки в конце, обязательно посмотрю.

Это о нашем предприятии
http://www.tpolis.com/news/electropribor2006.htm

Некоторое время тому назад мы приступили к эксплуатации системы Windchill. Подготовили ряд нормативных документов (Еще не полный. Кстати вопрос с ЭЦП еще предстоит узаконить) которые позволили начать эксплуатировать систему. Основными причинами внедрения этой системы явились:
1 10-и летний опыт использования электронного архива технической документации
2 Использование САПР Pro/ENGINEER
3 Необходимость хранения электронных моделей, спроектированных в САПР Pro/ENGINEER.
Это основные причины.

Из вышесказанного следует - уже используем. Т.е. Входишь в окно подписания.Там переключатель: либо вернуть на доработку, либо согласовать. Ниже окно для ввода пароля и кнопка "Task Complete".
Вот и весь процесс.
Это если не задаваться воросами подтверждения - "А ты ли это подписал, или за тебя" и т.п. и т.д.

Ошибки в ГОСТ 2.051-2006
http://authorit.ru/node/535

Ошибки в ГОСТ 2.052-2006
В приложении А - коментарий к 3.1.3 должен быть переобозначен в 3.1.6
коментарий к 3.14 должен быть переобозначен в 3.1.14
коментарий к 4.7 ж) должен быть переобозначен в 4.7 д)

Ошибки в ГОСТ 2.053-2006
- п.3.1.3 не помечен звездочкой
- в конце п.5.1 не должно бы пометки в виде звездочки
- В приложении А - коментарий к 4.2 должен быть переобозначен в 4.3.
Тем кто интересуется темой ЭЦП советую понаблюдать за сообщениями на http://www.sapr2k.ru/index.php в теме "Все вопросы о PDM", а также
на http://forum.ascon.ru/index.php

Да, рано еще, рано. Сначала дело должно закиснуть

До недавнего времени не существовало нормативных документов по электронной документации, и лишь год назад в комплексе стандартов ЕСКД появились ГОСТы, регламентирующие отдельные аспекты, связанные с электронными документами. Это — ГОСТ 2.051-2006 ЕСКД. Электронные документы. Общие положения, ГОСТ 2.052-2006 ЕСКД. Электронная модель изделия. Общие положения и ГОСТ 2.053-2006 ЕСКД. Электронная структура изделия. Общие положения. К сожалению, этих стандартов явно недостаточно для создания полноценных электронных документов, которые могли бы наравне с бумажными полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к подлинным документам.
И хотя Постановлением Госстандарта России от 12 сентября 2001 г. был введен в действие ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи — ЭЦП (http://www.termika.ru/dou/docs/gost3410.html), 10 января 2002 г. принят Федеральный закон Российской Федерации № 1-ФЗ Об электронной цифровой подписи (http://www.signal-com.ru/ru/law/law_284/law_113/index.php), за время существования этих документов закон так и не обрел действительно широкого применения в силу ряда причин. Прежде всего, потому, что является, по своей сути, техническим дополнением к другим законопроектам, таким, как «Об электронном документе», «Об электронной торговле», «О предоставлении электронных и финансовых услуг», которые до настоящего времени не приняты Госдумой.
Кроме того, по мнению экспертов, ряд причин, послуживших сдерживанию применения закона на практике, был заложен в самом законе:
• до сих пор не заработала система лицензирования ЭЦП;
• не сформулированы материальные и финансовые требования к удостоверяющим центрам;
• предусмотрен только один формат электронной подписи (технология открытых ключей), предполагающий наличие государственного корневого удостоверяющего центра 1, то есть полностью зависимый от используемой технологии;
• отсутствует и до сих пор не принята подзаконными актами регламентация вопросов признания иностранных электронных подписей.
Для устранения указанных недостатков Мининформсвязи РФ намерено внести соответствующие поправки в Федеральный закон об ЭЦП, с тем чтобы сделать его реально работоспособным. В проекте нового закона закреплены различные виды электронных подписей, существующих в настоящий момент в РФ. По мнению разработчиков законопроекта, участники правовых отношений вправе по своему усмотрению использовать ту электронную подпись, которую они считают наиболее приемлемой для себя. Также механизм лицензирования деятельности удостоверяющих центров заменен добровольной аккредитацией. Кроме того, будет уточнены полномочия федерального органа исполнительной власти в сфере электронной подписи, закреплены условия использования подписи на основании сертификата, выданного иностранным удостоверяющим центром, закреплена ответственность удостоверяющего центра за нарушение обязанностей.
Таким образом, ИМХО, единственным легитимным техническим документом пока можно считать только бумажный документ, а его электронная форма может рассматриваться лишь как инструмент для создания полноценных оригиналов и подлинников. А коль скоро так, экспериментировать с электронными документами, имеющими ЭЦП, мы не стали.

Это точно, от одного закона об ЭЦП закачаешься.
Но меня мало волнует "взламываемость" подписи. В конце концов обычную письменную подпись еще легче подделать.
Более того, я не собираюсь пока пускать такие документы во внешний оборот. Хочется обкатать что-то подобное ЭЦП внутри предприятия, в собственной информационной системе.

ЭЦП - штука тонкая. Компетентные органы запретили шифрование 256-битным ключом, а 128-битный достаточно легко ломается. В-общем, в этом вопросе у многих разброд и шатание. Применительно, к примеру, к системам электронного документооборота.