Оформление документа AS-IS

Уважаемый surgeon, а вы не могли бы предоставить для ознакомления пример или шаблон, используемого вами ГОСТированного отчета?

Как правило, именно вояки точно знают чего хотят и могут это внятно объяснить - в отделе ТД некоего авиационного предприятия (большинство догадалось ) среди техписов ниже майора авиации в отставке нет - нареканий к их работе, насколько я знаю, крайне мало.

Самый удачный выезд был в МО. Там полкан четко знал, что хотел,

Мне, правда, было уже пофигу, поскольку сам уже не выезжал к Заказчику, а сидел в конторе и интегрировал материалы от пацанов в ГОСТированный отчет.

Это отрывок из лекций по курсу "Моделирование" - в нашем универе читают:

Обследование документов и документооборота системы управления
В процессе обследования необходимо создать единый альбом форм документов и установить важнейшие характеристики каждого документа:
• система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.);
• форма документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для машинного документа – экранная форма, машинограмма):
• реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;
• характеристики объема информации документа (количество экземпляров документа, документострок или символов за фиксированный интервал времени – год, месяц).
• схема документооборота, которая отражает состав и последовательность выполнения управленческих процедур.

Методика предпроектного обследования

Целью предпроектного обследования является получение полной и достоверной информации о объекту исследования.
Предпроектное обследование включает в себя несколько этапов – сбор информации, первичная ее обработка.
Первичное обследование затрагивает два основных момента, характеризующих предприятие:
- решаемые задачи и выполняемые функции – на основе технологии анкетирования;
- информационные потоки и связи, как внутренние, так и внешние – с помощью реестров.
Согласно предложенной методологии построения информационной модели, обследование всех аспектов деятельности предприятий проводится на различных уровнях управления:
• Предприятие (директор)
• Службы и отделы (начальники отделов и служб)
• Рабочие группы и сектора (начальники групп и секторов в рамках отделов и служб)
• Отдельные рабочие места
Таким образом, для полного охвата деятельности подразделений предприятия, необходимо участие в обследовании всех перечисленных сотрудников. Каждый участник обследования получает набор материалов, обрабатывает согласно приложенным инструкциям, формализуя, таким образом, свою функцию управления.
Среди универсальных методов, пригодных для обследования всех функциональ¬ных звеньев предприятия, наиболее важными являются следующие методы:
• на¬блюдения;
• опроса исполнителей (метод интервью);
• анализа материалов (анкетирования);
• личного участия.

Все эти методы применяются, как правило, в различных сочетаниях, дают хороший эффект и предполагают разную степень личного участия проектировщика в обследовании.
Метод наблюдения применим в тех случаях, когда изучаемый вопрос не явля¬ется трудным для понимания и требуется лишь уточнить некоторые детали.
Метод опроса исполнителей наиболее распространен, хотя имеет суще¬ственные недостатки. В процессе опроса приходится отвлекать людей от работы, а главное, полученные сведения могут быть не точными. Поэтому рекомендуется прибегать к этому методу в тех случаях, когда требуется уточнить некоторые неясности в изучаемом вопросе при условии, что опрос существенно облегчит труд проектировщика и сократит сроки обследования.
Метод анализа материалов является наиболее точным и научно обосно¬ванным. Материалы собираются различными способами и затем обрабатываются и анализируются по определенным научно разработанным методикам. Примером применения метода является анализ информационных потоков, рассматриваемый ниже.
Метод личного участия является более достоверным, так как предпола¬гает выполнение производственных операций лично проектировщиком. Однако главным его недостатком является значительное увеличение сроков и сложности обследования.

Методы обследования управленческих процедур
Изучению управленческих процедур предшествует ознакомление с предметной областью в целом. При этом рассматриваются:
• существующие производственные и технологические процессы, а также мате¬риальные потоки;
• организационная структура управления (состав подразделений, их назначение и подчиненность друг другу);
• цели, функции и задачи управления.

В зависимости от вида экономического объекта оцениваются технико-экономические показатели, отражающие специфику деятельности предметной области. Для промышленного предприятия, например, это:
• номенклатура выпускаемой продукции (число видов продукции, объемы выпуска);
• масштаб предприятия (малое, среднее, крупное);
• количество видов технологических процессов изготовления продукции:
• номенклатура материальных ресурсов (количество видов, объемы запасов и оборот материальных ресурсов);
• количество организаций-контрагентов (поставщиков материальных ресурсов, покупателей продукции) и др.

Реализация управленческих функций осуществляется через решение задач управления. Функции и задачи управления связаны с деятельностью управленческого персонала и отражают принятую организационную структуру органа управления (состав структурных подразделений или отдельных лиц, принимаю¬щих решение).

Обследованию подвергается существующая система управления:
• состав, периодичность и условия выполнения каждой управленческой функ¬ции или задачи;
• число исполнителей функции управления, трудоемкость и сложность работы управленческого персонала;
• применяемые технические средства обработки информации для выполнения управленческих функций;
• должностные инструкции, штатное расписание и организационная структура управления – состав подразделений, сфера их деятельности, взаимосвязи по выполняемым функциям управления;
• состояние информационного обеспечения управления и нормативно-справочного хозяйства.

В результате обследования управленческих процедур:
• устанавливаются цели деятельности (обеспечение стабильного дохода, конку¬рентоспособности выпускаемой продукции, ритмичности производства, сокра¬щение непроизводительных потерь рабочего времени и т. п.) и критерии оценки их достижения;
• определяются функциональные подсистемы системы управления и состав их задач.

Для проведения обследования управленческих процедур, функций и задач управления применяется специально разработанная анкета обследова¬ния. Анкета содержит вопросы, касающиеся целей, задач и функций, выполняемых анкетируемым, личных рекомендаций и пожеланий по вопросам автоматизации и организации работы в подразделении.
Анкета начальника отдела содержит вопросы, касающиеся функций, выполняемых отделом и распределение их по секторам. Согласно этому разделению в дальнейшем происходит сбор документов по секторам, входящим в отдел (службу).
Так же в анкете предлагается выделить, по мнению анкетируемого, наиболее важные, с точки зрения управления, информационные потоки (документы).

Исследование потоков и структуры информации
В процессе предпроектного обследования изучаются состав, структура/форма и содержание информационных сообщений, а также информационные процессы, ох¬ватывающие сбор и регистрацию первичной информации, передачу данных, обра¬ботку сообщений, организацию хранения и доступа к информации для подготовки и принятия управленческих решений. Информационный анализ предметной обла¬сти выполняется в трех направлениях:
• смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управле¬ния (семантический уровень);
• состав и структура сообщений, правила их построения на внемашинном и внутримашинном уровнях (синтаксический уровень);
• полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функции управления и решения управленческих задач (прагматически и уровень).

Обследование документов и документооборота системы управления
В процессе обследования необходимо создать единый альбом форм докумен¬тов и установить важнейшие характеристики каждого документа:
• система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организа¬ционно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.);
• форма документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для машинного документа – экранная форма, машинограмма):
• реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;
• характеристики объема информации документа (количество экземпляров до¬кумента, документострок или символов за фиксированный интервал времени – год, месяц).
• схема документооборота, которая отражает состав и последова¬тельность выполнения управленческих процедур.

Изучение основных единиц информации – реквизитов входных, выходных до¬кументов, полей записей файлов информационной базы и их групп – позволяет установить форматные характеристики данных и выявить структуру данных, что очень важно для построения информационно-логической модели предметной об¬ласти.

Для сбора данных об информационных потоках внутри предприятия и между структурными подразделениями предприятия производится на основе технологии «реестров».
Анкетируемым выдается 3 реестра, разделенные по направления движения:
• реестр входящей информации;
• реестр исходящей информации;
• реестр внутренней информации.

Заполняя реестры, анкетируемый указывает:
• наименование документа, кем утвержден и т.д.;
• количественные характеристики (количество документов данного типа за фиксированный период – день, месяц, квартал, год);
• представление документа: бумажный документ, файл, электронное письмо и т.д.;
• временные характеристики: время оперативного использования и срок хранения в архиве
• направление движения (для входящих и исходящих) и схема документооборота.

Заполненные на рабочих местах в подразделениях предприятия материалы позволя¬ют выявить существующие информационные потоки, их характеристики. На основании этих данных можно смоделировать взаимодействия между различными структурными элементами системы, а затем выявить те, которые целесообразно рассматривать как предмет автоматизации.

Для того, чтобы стало возможно проведение комплексного информационного анализа необходимо провести кодирование полученной документации. Для этого разработан метод кодирования, позволяющий в дальнейшем проводить анализ по различным критериям.
Кодированию подлежат:
- задачи и функции структурных элементов;
- предприятия/отделы/сектора/рабочие места в которые входит и исходит информация;
- тип документа;
- направление передачи (входящий, исходящий, внутренний);
- характеристики его использования (время оперативного использования, срок хранения).

Кодирование производилось следующим образом:
Название поля Пример кода
Функциональная принадлежность документа
УК02 УК – код задачи (управление кадрами)
02 – код функции (Подготовка приказов по личному составу)
Код структурного элемента 001.009.046.059 001 – код предприятия (Западные электросети)
009 – код отдела/службы (ОДС)
046 – код сектора (Оперативно-диспетчерский)
059 – код рабочего места (оперативная работа)
Тип документа зп02 зп – вид документа (записка)
02 - разновидность (служебная)

Направление передачи вх
ис
вн входящий
исходящий
внутренний
Количество В год

Кодированные документы вносятся в информационную базу данных, в которой содержатся:
- основная база по документам
- справочник кодов задач
- справочник кодов функций
- справочник предприятий
- справочник отделов
- справочник секторов
- справочник рабочих мест
- справочник типов документов

Методика сбора документации при обследования

Предпроектного обследования производится в 2 этапа: сбор материалов на местах и передача материалов представителям Исполнителя.
После окончания обработки раздаточного материала участниками обследования, ответственные лица на каждом предприятии организуют сбор материала, образуя общий пакет данных о данном подразделении.
Сбор производится по принципу «снизу-свверх», т.е. данные собранные на конкретных рабочих местах группируются по секторам, в которые они входят, к этим данным прибавляются материалы сектора, таким образом, образуется папка сектора.
Далее сектора объединяются по отделам и службам, данные, полученные от секторов, дополняются материалами, заполненными начальником отдела или службы.
Информация отделов и служб, а так же от руководства подразделения, сдается ответственному лицу.

После сбора всей информации по предприятию ответственное лицо сдает материалы представителям Исполнителя. В процессе приемки проводится предварительная проверка качества и полноты материалов, уточняются неточности и недоработки.

Других официальных требований к документам по оформлению отчетов об результатах обследования БПов нет - можете и не искать

А мне нужно оформление документа (какие разделы, что содержит и т.д.), тем более что применять я буду не IDEF0.

IDEF0 –диаграмма - основной документ при анализе и проектировании систем...

Цитата:

По РД IDEF0-2000. МЕТОДОЛОГИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ IDEF0.

По РД IDEF0-2000. МЕТОДОЛОГИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ IDEF0.

По РД IDEF0-2000. МЕТОДОЛОГИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ IDEF0.

Какой формат документа необходимо использовать для формирования отчета о результатах обследования (AS-IS схем)?